Cómo escribir correos electrónicos efectivos

Demasiados correos, muy poco tiempo para atenderlos. El drama de la vida cotidiana de los negocios y emprendedores. Mandas un correo (quizá urgente para ti) y no sabes en medio de qué diluvio de correos electrónicos estará en la bandeja de entrada del destinatario.

Estudios confirman que los correos no se leen, ergo se atienden, de forma cronológica (algo así como primeras entradas primeras salidas) sino que la mayor parte de las personas revisan y dan respuesta a los correos con base en ciertas características.

Por lo que, si quieres escribir correos electrónicos que transmitan lo que quieres decir y se atiendan de la manera más pronta posible, sigue estos consejos:

Primero que nada (y antes que todo). Evalúa si lo que quieres tratar es óptimo hacerlo por correo electrónico. Podrá esto parecer un anatema a la forma actual de hacer negocios, pero muchas veces abusamos o mal usamos el correo electrónico. Si el tema es delicado o si la persona está a la mano, opta mejor por levantar la bocina y hablar por teléfono o visitar a la persona.

El asunto es el asunto. El factor más importante para que un correo sea atendido es la claridad con la que defines el renglón de “asunto”. Procura que sea una frase corta y relacionada al asunto que tratarás en el correo (valga la redundancia).

Forma es fondo. Ojo con los correos “friégame la retina” son considerados menos serios y profesionales. Usa un Font (tipo de letra) claro y sencillo, con un tamaño de entre nueve y 11 puntos. No abuses de las negritas, itálicas ni mayúsculas. No uses colores de fondo ni en las letras. Y, sobre todo, cuida ORTOGRAFÍA y REDACCIÓN; lee todo correo antes de enviarlo. Si tienes más de 18 años no uses “k” en vez de “que” y evita el uso de acrónimos (wtf, lol...) o de frases demasiado serviles.

¿Te acuerdas de Pedrito y el Lobo? Sólo marca “urgente” lo que realmente es urgente.

Corta la cadena. Nada más desesperante que recibir un correo que tiene una cadena de 200 mails anteriores. Si éste es el caso, haz un corte y pon un breve resumen de la historia hasta ese momento.

The first cut is the deepest o lo que es lo mismo, la primera línea es la más importante. El primer párrafo de tu texto debe incluir un breve resumen de lo que el resto del mail contiene.

Corto y dulce. Mantén el texto del correo corto, al punto y simple. Cualquier correo que requiere de un instructivo para ser entendido es un asunto que NO debe tratarse por correo. Entre menos rollo, mejor.

La nobleza obliga. El tono de cualquier correo tiene que ser amable y cordial (nuevamente, los correos no son el espacio óptimo para discutir acaloradamente con nadie). Enfócate en los hechos y marca claramente que tus opiniones son tal.

¿Quién? Los errores más grandes en el envío y efectividad de los correos electrónicos tienen que ver con los destinatarios, léase con enviar a los destinatarios correctos. Antes de enviar revisa que no haya un “colado” en la lista de destinatarios (alguien que hayas incluido por error) y ojo, mucho ojo, a quien se incluye en las copias ocultas.

Sólo entre nosotros. Recuerda que todo lo que escribes, o sea dejas constatado en “papel”, puede ser usado en tu contra. Así que muchísimo cuidado con lo que escribes, a quién se lo mandas y el tono que utilizas.

Lo que yo espero de ti. Al final del texto escribe claramente si esperas algo del destinatario ¿Una confirmación de recibido? ¿Una respuesta por correo? ¿Agendar una cita? ¿Una llamada? No asumas que la persona entiende cómo tiene que atender y darle seguimiento a tu correo. Es mucho más fácil que seas claro y finalices con “Espero una respuesta del punto a, b y c” o “te pido que me contactes telefónicamente”.

Firma es, también, fondo. Tu firma electrónica debe incluir todas las maneras en las que el destinatario puede comunicarse contigo. Incluyendo tu correo (aun cuando sea obvio por el reply), teléfono y, si aplica, dirección.