6 claves para redactar un documento corporativo sin ser solemne

ESTADOS UNIDOS. - ¿Estás redactando un documento importante que pasará un proceso de revisión, con muchas manos opinando? En la mayoría de las empresas, este proceso convertirá tu documento cuidadosamente escrito en un caos incoherente.

Afortunadamente, puede resolver este problema imponiendo algo de disciplina en la revisión:

Adopta un conjunto básico de valores para el material escrito

Dichos valores pueden incluir brevedad, franqueza y apoyo basado en evidencia. Si todos aceptan estos valores, no tendrá al departamento de legales cambiándole la vida a tus documentos de marketing, o a los ingenieros rellenando libros blancos con detalles técnicos inapropiados.

Asegurate que todos conozcan su función

El trabajo de un gerente de marketing, por ejemplo, pudiera consistir en garantizar idoneidad estratégica, mientras que un responsable de cumplimiento debe detectar violaciones regulatorias.

Si cada revisor tiene una responsabilidad específica, los escritores recibirán retroalimentación útil, específica, en lugar de un montón de comentarios aleatorios de críticas a la prosa.

Haz circular un bosquejo voluminoso antes de escribir

Éste no solo incluye títulos y secciones, sino también algunos elementos del contenido (información estadística, ejemplos y promesas sobre lo que viene).

Programa revisiones y establece plazos

Los escritores se molestan cuando la revisión que les llega el viernes se contradice con lo que otro examinador les dijo el martes anterior.

Para evitar esto, envíe un borrador simultáneamente a todos los revisores con instrucciones sobre qué tiene que revisar cada quien, con una fecha límite común. Entonces podrá abordar las observaciones de todos al mismo tiempo.

Manten controlados a los escritores

Si la única opción de un escritor es aceptar o rechazar una edición, el borrador se vuelve un campo de batalla de egos; y el resultado final será una horrible mezcolanza.

Mejor clarifica las funciones

El trabajo de cada revisor es señalar problemas de su área y sugerir soluciones.

El escritor debe resolver los problemas pero no necesariamente utilizar el parafraseo sugerido. Si el escritor mantiene el control del documento, seguirá siendo coherente.

Josh Bernoff es autor de Groundswell