¿Cómo le afecta al empresario la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica es una realidad y hasta el día de hoy no hay ningún cambio en las disposiciones fiscales, por lo que los empresarios tuvieron que tomar una de las tres opciones posibles:

- Ampararse de carácter autoaplicativo, esto es, con su sola entrada en vigor causa un agravio personal y directo en contra del gobernado, por tanto pudo haberse interpuesto el Juicio de Amparo dentro de los 30 días a aquel en que entro en vigor el cambio en el Código Fiscal de la Federación (obviamente este tipo de amparo ya no es posible en esta fecha).

- Ampararse de carácter heteroaplicativo, esto es, que por su entrada en vigor no produce afectación y requiere de un acto de aplicación, o de un acontecimiento que ubique al gobernado en el supuesto normativo, para causar un agravio en su esfera jurídica, el amparo se interpone con el primer acto de aplicación que cause perjuicio al gobernado, dentro de los 15 días a partir de primer acto de aplicación.

- Cumplir con los requerimientos del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación mediante el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para el 2014.

Las obligaciones que conlleva la contabilidad electrónica son:

- Mapear y enviar el catálogo de cuentas de la empresa contra los códigos agrupadores del Sistema de Administración Tributaria (SAT).

- Enviar de forma mensual la balanza de comprobación con saldos iniciales, movimientos y saldos finales de las cuentas de balance, resultados y cuentas de orden a nivel mayor con una subcuenta a primer nivel.

- En caso de que se solicite una devolución o compensación, se deberán enviar las pólizas y auxiliares del periodo a nivel mayor y subcuenta a primer nivel que incluyan el detalle de los registros contables, tomando en cuenta que se debe poder identificar los folios fiscales que soportan la operación y la forma de pago.

Este cambio no es responsabilidad del contador de la empresa, es algo que afecta a toda la organización, por ejemplo:

Compras: Ahora deberá solicitar a sus proveedores que envíen sus facturas en un formato XML, PDF y verificadas ante el portal del SAT, además deben proporcionar al área de tesorería de la empresa, el número de cuenta de proveedor en donde se hará el pago del servicio o producto.

Entradas al almacén: Deberán registrar el número de factura del SAT denominado “UUID” (el UUID es un identificador universalmente único que está formado por una cadena de 32 dígitos hexadecimales), en lugar del número interno de la factura del proveedor.

Cuentas por pagar: Es el responsable de juntar la información al momento de la creación del pasivo, en donde deberá incluir en el registro el UUID y la cuenta bancaria de pago del proveedor.

Tesorería: En cada pago que reciba de los clientes, deberá identificar el número de cuenta bancaria del cliente que paga y a su vez, el número UUID de la factura que está recibiendo el cobro, lo mismo sucede con las facturas que paga a los proveedores.

Fuerza de ventas: En la comprobación de las cuentas de gastos, deberá adjuntar los correspondientes archivos PDF y XML para que su control sea efectivo y válido.

Como se puede ver es un cambio dramático con la forma en que tradicionalmente las empresas contabilizan sus operaciones diarias, es por ello que los empresarios deben de liderar la implementación de la contabilidad electrónica para poder permear a toda la compañía y que la dirección de la empresa está comprometida con los cambios y éstos sean aceptados a todos los niveles de la compañía.

El empresario también debe considerar que muy probablemente, tendrá que hacer erogaciones en el sistema de cómputo contable y que deberá contar con los servicios de un proveedor autorizado para de certificación de comprobantes fiscales digitales a través de internet (PAC) autorizado por el SAT.

No todo es malo con la implementación de la contabilidad electrónica, se tienen beneficios como:

- Eficiencia operacional al contar con registros confiables, oportunos y soportados.

- Automatización de procesos que significa que ahora el personal tendrá más tiempo para analizar la información que antes ocupaba para crearla.

- Mejores elementos para supervisar operaciones.

- Ahorro en el almacenaje de la información física por cambios a información electrónica.

Como conclusión, puedo decirles que tomar el reto de cumplir con la contabilidad electrónica trae consigo una modernización y eficiencia operacional que se traduce para los empresarios como ganancias ya que se puede contar con información oportuna, verídica y analizada para una mejor toma de decisiones; además de dar cumplimiento oportuno con las disposiciones fiscales.