Cómo ser más productivo y terminar tu trabajo a tiempo

CIUDAD DE MÉXICO.- Aunque no lo parezca, el principal error a la hora de administrar nuestro tiempo es el reloj.

Cuando administras tu tiempo basado en el reloj (de tal hora a tal hora voy a hacer tal cosa, de tal hora a tal hora, esta otra) atiborras tu agenda de actividades, bajo la premisa de “no debo perder el tiempo”. Así, llenas cada minuto de la agenda para “no perder el tiempo”, y lo primero que tienes que hacer es: cambiar el reloj por la brújula; es decir, debes identificar qué quieres lograr, para priorizar tus actividades.

Sin embargo, aunque todas las actividades nos parezcan importantes, hay unas más importantes que otras. En este sentido, clasificar algo con esa etiqueta es una decisión personal y es una presión que está en el entorno y que provoca que lleves a cabo una acción.

Si, por ejemplo, contestas tus llamadas cada vez que suena tu teléfono, sin valorar si la persona que está llamando es clave en tu vida o en la tarea que estás realizando en ese momento, está claro que estás manejando el reloj y no tu brújula interna.

Si eres de los que piensa que por mucho que lo intentas, no te alcanza el tiempo, te diría que el reloj es lo más democrático que hay. Todos tenemos 24 horas al día. El tiempo no es algo que podamos comprar, por lo que el problema no está en la cantidad de horas que tenemos, sino en cómo lo administramos.

El 20% de la habilidad de manejar el tiempo sí tiene que ver con rasgos de la personalidad. No obstante, diría que el 80% está directamente relacionado con una técnica, y, al ser una técnica, todos la podemos aprender.

¿Cómo hacerlo?

1.- Define tus prioridades. Analiza y define cuáles son los roles importantes de tu vida en los que quieres sobresalir.

2.- Administra tu tiempo semanalmente. Las prioridades se traducen en actividades a realizar que consideras importantes y, en ese sentido, algo que nos da flexibilidad. Si pones una actividad por día, te vas a dar cuenta de que muchas veces no la has podido llevar a cabo porque surgió un imprevisto, porque hay situaciones que no dependen de ti, pero si fijas una actividad semanal, si algo pasó un día en específico y no tuviste la oportunidad de llevarlo a cabo, tienes toda la semana para que eso que es importante para ti se realice.

3.- Aprende a decir “no”. Los grandes administradores del tiempo señalan la importancia de poder decir proactivamente “no”, frente a diferentes distractores que se nos presentan en cada momento

“No voy a ir a tal lugar”, “no voy a hacer tal cosa”, en vez de hacerlo por el mero hecho de que el entorno te lo está demandando. Con base en tu brújula interna, tú decides si vas o no a esa junta, o si realizas o no alguna actividad. En una cultura como la nuestra donde frecuentemente no se establecen prioridades, te convocan a una junta y por el mero hecho de que lo hacen sientes que tienes que ir, en vez de decir “a esa junta no voy a ir, porque no hay nada que pueda aportar y tampoco me aporta nada esa reunión”, o “porque me aporta más llevar a cabo esta otra actividad”. Tú decides establecer tus prioridades, teniendo la capacidad de rechazar peticiones que te vienen de afuera y que te alejan de ellas.

¿Qué ganas?

Si aprendes a administrar tu tiempo de manera eficiente, ganas productividad y eficiencia. Si eres empleado en una compañía, vas a ser reconocido más que por reportar actividades, por reportar logros, es decir, no dirás “esto es lo que hice”, sino “esto es lo que logré”.

Y para tu jefe es igualmente beneficioso, ya que es fundamental asegurar que la gente que trabaja para él logra algo que es esencial para la organización: dar cada vez mejores resultados. La suma de gente más eficiente va generando una organización de alto desempeño, por lo que, claramente, se construye un entorno de ganar-ganar.

Además, todo ello favorece el clima organizacional de una empresa, no hay nada más tedioso y negativo para una empresa que hacer actividades redundantes, que no aportan, que la gente no disfruta.

Todos tenemos una noción del tiempo y todos estamos llamados a seguir mejorando de forma sustantiva el recurso más democrático que tenemos que es el tiempo.

*livn