Incrementa tu eficiencia laboral de manera radical con tu correo electrónico

El correo electrónico en el trabajo trabajo es una herramienta de comunicación cada vez más poderosa y eficiente. Muchos de nosotros tenemos prácticamente todos los asuntos de la oficina en el celular y nos pasamos en resolviendo problemas con ellos aunque estemos fuera de la oficina.

Entre la fila interminable de pendientes, notificaciones y recordatorios del calendario que tienes en tu correo, hemos desvirtuado su uso y nos hemos vuelto menos productivos. ¿O no te has dado cuenta de las decenas de correos que tienes sin leer en estos momentos?

Hay que cambiar nuestras prácticas y regresarle al correo electrónico laboral su productividad. Aquí algunos consejos:

Conoce G Suite. La mayoría de los correos electrónicos empresariales sincronizan a través de Outlook, Mail u otras apps similares. Pero seamos realistas, nada supera la experiencia de correo electrónico que usa Google. Si te gusta Gmail, conoce G Suite y haz la vida un poco más fácil.

Sincroniza TODOS tus dispositivos

Con esto no quiero decir que debas estar SIEMPRE pendiente de tus notificaciones a través de tu combo iPhone/iPad/Apple Watch. Sino que  muchas veces nuestra capacidad de respuesta se puede ver reducida por baterías bajas, pérdidas, etc. Los calendarios unificados y sincronizados también son obligatorios. Que se junten dos reuniones a nadie le conviene.

Define con tu equipo los temas/asuntos/tareas posibles

Puede que tu plan de datos o la cobertura no te permita recibir archivos pesados, puede que tu sistema operativo no sea compatible con cierta app de productividad colaborativa o puede ser que te veas impedido de responder correos urgentes en una reunión larga de trabajo. Ten siempre en claro (para ti y para otros) las limitaciones que aún tenemos al llevarnos la oficina en el bolsillo. Evita malos entendidos.

Y también los temas/asuntos/tareas prohibidos.

 Los correos con asunto “Cooperación para el cumpleaños de Jorge”, “Acerca de los contenedores de comida robados” y “Cumplo al compartir esto con mis amigos” parecen a veces asuntos de despido justificado inmediato. Para eso están las redes sociales (y si están bloqueadas en tu oficina, sus justas razones tienen). Aclara con todo el equipo que el correo del trabajo es para asuntos estrictamente del trabajo… Y mantente firme al respecto.

Al grano

Probablemente el mejor consejo que puedo darte es que empieces a cuidar que tu redacción sea correcta y precisa. Y que transmitas esta ideología a los miembros de tu equipo. Un correo electrónico que te toma 2 minutos en leer y responder ya empieza a quitar demasiado tiempo. Si crees que determinado correo puede ser más largo que eso, mejor haz una llamada telefónica. El tiempo es oro.

Horarios bien claros

Si te toca un jefe o colega con trastorno del sueño, es probable que un correo redactado a las 3:00 am te despierte uno de estos días. No caigas en la tentación de responder a esas horas, nadie puede reclamarte por no contestar un correo en tu hora de descanso (al menos claro que así esté estipulado).

Si por el contrario eres tú quien prefiere irse a sacar pendientes a casa y se queda hasta altas horas de la noche, no involucres a aquellos que prefieren no hacerlo. Puedes enviar los correos a primera hora de la mañana. Y si es una emergencia, es preferible contactarte directamente con quien debas hacerlo.

Como estos, hay potencialmente decenas de otros buenos consejos para volver a hacer del correo electrónico laboral el medio de comunicación más eficiente en tu empresa… Pero empecemos por lo básico y vayamos recobrando la productividad de a poco.

dvr