Por qué el correo electrónico es tan estresante (3 tips para lidiar con él)

Por Dorie Clark

Harvard Business Review

Es fácil sentir agobio por la multitud de correos electrónicos. De hecho, un estudio mostró que el profesionista promedio pasa 4.1 horas del día respondiendo a mensajes del trabajo.

Llevé a cabo un experimento. Durante dos semanas, rastreé, registré y categoricé todos los correos electrónicos que recibí, separándolos en categorías como “comunicación con clientes” y “redes laborales e invitaciones a eventos”. Computé todo lo que llegó directamente a mi bandeja de entrada: fueron 1161 mensajes en un periodo de dos semanas.

A continuación presento tres lecciones importantes que obtuve del proceso, que podrían ser valiosas cuando pienses sobre cómo hacer más eficaz el tiempo que pasas con tu correo electrónico también.

Cada "Sí" te conduce a más trabajo.

Decir no, es todo un reto para cualquier profesionista: no quieres defraudar a la gente, y cada oportunidad que se presenta puede llevarte a resultados positivos.

Sin embargo, el análisis de los correos electrónicos que recibí me enseñó una lección importante sobre por qué es esencial poner en práctica un juicio riguroso: cada “sí” conduce a una cascada de trabajo (por lo general no anticipado).

Reconocer las consecuencias y efectos posteriores en tu tiempo es fundamental al evaluar la decisión.

ES MÁS FÁCIL DECIR “NO” CUANDO TE DAS CUENTA DE CUÁNTA GENTE TE ESTÁ PIDIENDO ALGO

Me sorprendió la cantidad de mensajes que recibí —el 12% del total de mis correos electrónicos— de personas que me pedían hacer algo. En algunos casos, era fácil decir que no. Pero otras muchas solicitudes eran difíciles de vadear, incluyendo 75 mensajes de colegas que me pedían favores, ya fuera presentar un libro, presentarles a alguien o permiso para ponerme en contacto con un conocido suyo.

En total recibí 69 solicitudes a la semana, o casi diez al día. Se requiere una fuerza de voluntad extrema para decir que no, pero se hizo más fácil cuando tomé en cuenta la suma de las cantidades.

Como dice el dicho: “Tu bandeja de entrada es la lista de cosas por hacer para ti de alguien más”. Pensar en la cantidad de energía que gastaría al aceptar las solicitudes de 69 personas a la semana me ayudó a enfocarme de nuevo y reconocer que solo podré hacer una diferencia si me concentro en mis propias prioridades.

Lo más importante

Me parece que los correos electrónicos verdaderamente fundamentales fueron los de comunicación con los clientes y solicitudes de posibles nuevos tratos. Usando esa medición, solo el 10,5 por ciento de los mensajes que recibí durante el periodo de dos semanas era esencial.

Pasar más tiempo lidiando con los mensajes, durante el cual nos alejamos de nuestras propias prioridades, no es una respuesta sostenible. Pedir a la gente que te saque de sus listas de correo o de sus cadenas de “responder a todos” es una batalla perdida (solo cuida tu tiempo y no respondas).

En lugar de eso, al entender la relación señal/ruido de nuestras bandejas de entrada y reconocer lo fácil que es para otros hacer solicitudes (a menudo onerosas) de nuestro tiempo, podemos tomar mejores decisiones respecto de en qué centrar nuestra atención.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp. 

Distribuido por: The New York Times Syndicate

(Dorie Clark es estratega de mercadotecnia y conferencista profesional; da clases en la Facultad de Negocios Fuqua de la Universidad Duke).

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