¿Por qué posponemos el trabajo cuando tenemos fechas de entrega distantes?

“¿Podrías entregarme esto al final del día?” no es una petición que a los empleados les guste escuchar. Sin embargo, contar con fechas de entrega próximas en lugar de distantes, a mucha gente en verdad le ayuda a terminar una tarea y considerar su trabajo menos difícil.

La Ley de Parkinson establece que “el trabajo se extiende para llenar todo el tiempo disponible para su finalización”. Nuestros hallazgos sugieren que los gerentes necesitan establecer las fechas límite de manera más integral.

En primer lugar, mientras que la Ley de Parkinson sugiere que las fechas límite lejanas hacen que la gente establezca metas más fáciles y por lo tanto su esfuerzo disminuya, nosotros encontramos que las fechas de entrega distantes aumentan la percepción de dificultad de una tarea.

En segundo lugar, mientras que la Ley de Parkinson hace una predicción solamente en cuanto al tiempo dedicado a la tarea, nosotros observamos que las fechas límite más lejanas fortuitas aumentan el compromiso monetario. Como resultado, cuando una tarea también incluye un presupuesto, podría ser mejor establecer una fecha de entrega próxima en lugar de una alejada.

Estos hallazgos se relacionan solamente con fechas de entrega únicas, pero muchos de nosotros lidiamos con varias fechas de entrega con distintos límites de tiempo. Mis colegas Yang Yang, Chris Hsee y yo, diseñamos un estudio aparte que toma en consideración, cómo responden los individuos a un grupo de fechas de entrega.

Concluimos que al enfrentarse con varias fechas límite para tareas que difieren en importancia, la gente por lo regular atiende las tareas menos importantes, con fechas más cercanas en lugar de las tareas más importantes con fechas más distantes.

En nuestro artículo publicado en Journal of Consumer Research lo llamamos el “efecto de mera urgencia”, para reflejar cómo los periodos limitados afectan las maneras en que las personas deciden qué tareas atender.

Estos estudios nos demuestran que la tendencia de las personas a desplazar las cosas importantes, para poder terminar las tareas urgentes menos importantes, refleja una preferencia psicológica esencial.

Muchos lo sabemos por intuición: estamos constantemente revisando y respondiendo correos electrónicos, en lugar de trabajar en el reporte de resultados o en nuestro proyecto de equipo.

Es posible que esto suceda porque las tareas importantes son más difíciles y la meta final está más lejana, las tareas urgentes involucran más beneficios inmediatos y seguros, o la gente quiere terminar las tareas urgentes primero y después encargarse de asuntos más importantes.

Sin embargo, nuestros estudios van un poco más allá al demostrar que quizá priorizamos actividades urgentes pero triviales, incluso cuando estas razones están bajo control. Actuamos como si atender tareas urgentes tuviera su propio valor, independientemente de sus consecuencias objetivas.

Es importante que los gerentes y las otras personas que establecen fechas de entrega reconozcan este hecho, en gran medida porque nuestros hallazgos revelan maneras en que podemos jugar con el sistema: las fechas límite más cercanas acaparan más la atención.

Cuando las fechas límite son distantes, los gerentes pueden apartar la atención de la gente lejos de la fecha de entrega y enfocarla hacia los resultados de las tareas de todos los días. Recordarles a los empleados los beneficios finales de las distintas labores es una manera eficaz de lograrlo.

*Autor: Meng Zhu es un profesor adjunto de mercadotecnia en la Escuela de Negocios Johns Hopkins Carey.

Jbf