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CIUDAD DE MÉXICO.- Durante los últimos años hemos escuchado a cientos de gerentes hablar sobre el impacto negativo de la complejidad sobre la productividad y la moral en el lugar de trabajo. Pero coincidir en que la complejidad es un problema es una cosa, y hacer algo al respecto es totalmente otra, particularmente para los gerentes que ya están estresados y sobrecargados de trabajo.
Por tanto, pensamos que es importante que los gerentes tengan un marco estratégico que puedan utilizar para hacer frente a la complejidad a su propio ritmo y a su propia manera. Para tal fin, presentamos nuestra estrategia de simplificación de siete pasos:
1. LIMPIE LA MALEZA. Un punto de partida fácil para la simplificación es deshacerse de toda regla innecesaria y actividades de poco valor. Observe, por ejemplo, cuánta gente tiene que revisar y firmar un informe de gastos o compras pequeñas. Si puede despojarse de algunas tareas simples, creará el ancho de banda para centrarse en oportunidades de simplificación más sustanciales.
1.2. TENGA UNA PERSPECTIVA DESDE AFUERA. La simplificación debería estar motivada por el deseo de ofrecer más valor a los clientes. Un paso clave en este proceso es aclarar qué es lo que sus clientes (internos o externos) realmente quieren y cómo se los puede dar.
1.3. PRIORICE, PRIORICE, PRIORICE. Una de las claves para la simplificación es identificar qué es lo verdaderamente importante y después reexaminar continuamente esa lista de prioridades a medida que su empresa toma más responsabilidades.
1.4. TOME EL CAMINO MÁS CORTO. Una vez que sea claro que está trabajando en las cosas correctas, elimine los pasos extras en los procesos centrales. ¿Dónde están las vueltas extrañas y las redundancias?
1.5. DEJE DE SER TAN AGRADABLE. Uno de los patrones que causa o exacerba la complejidad es la tendencia a permanecer callado ante prácticas deficientes. En cambio, use retroalimentación constructiva y conflicto para que sus colegas (y a usted mismo) sigan siendo honestos respecto a comportamientos personales que pudieran causar complejidad.
1.6. REDUZCA LOS NIVELES Y AUMENTE LOS LAPSOS. Otra fuente de complejidad es la tendencia a agregar estratos gerenciales, lo que a menudo lleva a los gerentes a supervisar sólo una o dos personas. Para combatir esto, observe periódicamente la estructura organizacional y encuentre formas de reducir niveles y aumentar lapsos de control.
1.7. NO DEJE QUE LA HIERBA VUELVA A CRECER. Finalmente, recuerde que la complejidad es como una hierba en el jardín que siempre puede volver a crecer. Cada vez que sienta que lo tiene bajo control, repita los pasos del uno al seis.
Ron Ashkenas es socio gerente de Schaffer Consulting y actualmente se desempeña como ejecutivo invitado en la Escuela de Negocios Haas de la Universidad de California, en Berkeley. Su libro más reciente es “Simple Effective”.
Lisa Bodell es fundadora y presidenta de FutureThink y autora de “Kill the Company”.
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