5 claves para mantener y liderar equipos virtuales durante el empleo remoto

CIUDAD DE MÉXICO.- Muchos estudios de psicología concluyen que toma unos 90 días hacerse a un hábito. A estas alturas, la mayoría de nosotros hemos pasado ampliamente esta barrera desde la aparición de COVID-19 y hoy vemos el trabajo virtual como parte del día a día. Un 40% de los 50 CEO principales de la lista de Fortune 500 creen que sus colaboradores regresarán a sus labores normales en la oficina en septiembre de 2021.

Este tiempo será suficiente para que muchos empleados se cuestionen su regreso a la oficina física. Será difícil pensar nuevamente en las dos o tres horas de tráfico, en dejar de disfrutar del ejercicio físico diario o de ver a sus hijos más a menudo, sobre todo si su trabajo fue tan productivo y valorado durante la pandemia como lo era cuando estaban en su cubículo.

Una reciente encuesta de Gartner revela que el 40% de trabajadores de Estados Unidos mantendrán alguna forma de trabajo remoto, incluso cuando las medidas de aislamiento y prevención hayan acabado. Otra encuesta de Gallup revela que 70% de los encuestados preferiría quedarse trabajando en casa por lo menos de forma parcial.

Dadas estas tendencias cada vez más palpables, ¿qué pueden hacer los líderes para asegurar la productividad de sus equipos en un ambiente virtual?

Establecer métricas de desempeño más claras y frecuentes para sus colaboradores y formalizar su rol de mentores. Un líder debe pasar más tiempo discutiendo con sus empleados acerca de cómo administrar su tiempo y tareas, cómo crear y fortalecer relaciones con clientes internos y externos, y hasta cómo actuar en esta nueva realidad teniendo en la mira su siguiente rol en la empresa. Uno podría asumir que estas habilidades se dan por hecho, pero no es así.

Incrementar y formalizar la comunicación. No se trata de hacer más reuniones semanales, sino de definir qué tipo de interacción, reporte y sistema permite al equipo estar al día con las actividades. Reforzar por email, Whatsapp o Slack podría ser redundante en otros tiempos, pero no lo es ahora.

Contar con una agenda detallada es tan importante para una conferencia con tu jefe como para una reunión con un reporte directo. Al no tener la pausa para el café o la charla de pasillo, todo se reduce a esa videoconferencia. Si no somos efectivos con el uso del tiempo es probable que realicemos más llamadas o enviemos más mensajes de texto de lo esperado.

Asegurar que el equipo tenga herramientas y políticas adecuadas. El líder debe asegurarse de que el equipo completo (no sólo los reportes directos) cuente con equipo de cómputo adecuado, acceso a red y políticas claras que permitan el trabajo remoto; por ejemplo, un horario establecido o la facultad de usar servicios de mensajería externa.

Debemos estar consciente de las situaciones individuales. Si bien es difícil alcanzar el balance perfecto, podemos encontrar horarios en los que sea más fácil interactuar sin interrupciones. Para papás con niños en edad preescolar, ésta es una pregunta que esperan de sus jefes. La comprensión y adaptación del líder asegurará mucho más compromiso y productividad por parte del colaborador.

Las empresas necesitan ideas y talento para innovar. Los corporativos tradicionales, con oficinas cerradas y esquinadas, siempre fueron testimonio de las jerarquías, y, a menudo, una traba para la innovación. Colocar al talento joven y de alto potencial en grupos de innovación puede ser una oportunidad enorme de generar cambios necesarios, pero también de reconocer y premiar al talento. Nuestro modus operandi durante los primeros meses de la pandemia se ha limitado a cubrir lo básico con respecto a la operación; ahora se debe enfocar en asegurar que estamos aprovechando el talento que tenemos.

No podemos perder de vista la retención y el desarrollo del talento. Mientras a algunos empleados les bendice la suerte de haber mantenido su trabajo, otros se plantean dar el salto a una empresa que se esté beneficiando de la situación actual y pueda proveer mejores perspectivas de desarrollo.

Hablar frecuentemente sobre expectativas es la única forma de detectar si existen riesgos de renuncia. Por otro lado, los colaboradores que ingresaron recientemente a la compañía son menos visibles que antes y requerirán más atención y esfuerzo para garantizar no sólo una inducción efectiva, sino también su productividad y resultados en momentos en que la compañía más los necesita.

Más videoconferencias, menos mails y llamadas. Muchos líderes no han promovido las videoconferencias por temor a invadir la privacidad de sus colaboradores o las de ellos mismos. Por su lado, muchos colaboradores desconfían de su forma de interactuar por este medio probablemente porque el líder no ha sabido crear un ambiente seguro donde la comunicación fluya a pesar de los errores, ruidos e interrupciones. Hace dos años, cuando inicié la interacción por video con mi jefe, me sentí algo incómodo, pero el efecto duró muy pocas semanas. Hoy, si por alguna razón debo hablar con él por teléfono, siento que falta algo esencial.

Verse las caras marca una diferencia enorme en cuanto a la interacción. ¿También aplica para la relación con los clientes? Por supuesto. Aunque algunos clientes sean reacios a usar la cámara para comunicarse, siempre podemos comentarles que es una práctica común y que estamos a su disposición a través de ese canal.

No cabe duda de que todos estamos desarrollando una habilidad que será clave para el trabajo del futuro, donde tendremos que interactuar más con la tecnología, cambiar más frecuentemente de paradigmas y donde no siempre podremos anclar nuestra relación virtual en una relación presencial previa, un lujo del cual hoy todavía disfrutamos.

Por: Renzo Casapía, profesor de cátedra de EGADE Business School