Cómo logró el municipio de Querétaro hacer una migración digital en tiempo récord

CIUDAD DE MÉXICO.- La era digital ha traído incontables avances y beneficios a las personas; los tiempos se han acortado y las redes de comunicación han mejorado de forma considerable, pero los retos persisten, un ejemplo es la entrada en vigor de la Ley General de Archivos (LGA) que, en síntesis, exige al sector público organizar y poner a disposición toda su documentación de manera digital.

En junio de 2019 entró en vigor en México la LGA, con base en la disposición archivista de la UNESCO, dicha ley daba como máximo un año para la fecha de cumplimiento. Un reto complicado si se piensa en la cantidad de documentos que manejan las dependencias gubernamentales.

A pesar de haber llegado la fecha límite el pasado mes de junio de 2020, son escasas las dependencias que han anunciado que ya se encuentran en regla. Una de esas pocas dependencias se encuentra en el estado de Querétaro.

El municipio de Querétaro podría marcar la pauta de lo que la LGA requiere, ya que lograron migrar en poco tiempo su base de datos completa, que consta de 32 terabytes de información, resolviéndolo a través de Alfresco.

Los principales responsables detrás de este proyecto son Alejandro Tapia Zaldívar, director del área de tecnología de la entidad; y los ingenieros César Solar Vera y Antonio Amador Hernández. El proyecto dio inicio cuando Alejandro Tapia se enteró de la nueva disposición de la LGA.

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Uno de los desafíos que tenía el municipio de Querétaro era la ejecución de la solución en un lapso adecuado, para cumplir en tiempo y forma con la Ley General de Archivos, así lo enfatizó el director de TI, Alejandro Tapia:

“La verdad es que tenemos una muy buena fábrica de software interna, sin embargo, para el tiempo en el que se requería contar con una solución decidimos elegir una plataforma especializada en el tema, en este caso, fue Alfresco”, señaló.

Alfresco es una plataforma de administración de archivos basada en software libre, que ha gestionado este servicio a grandes compañías a nivel global. En el proyecto del municipio, se implementó un software que registra y consulta, en una sola base de datos, todos los expedientes de las actividades municipales, como lo pide la LGA. Estas cifras dan un contexto de los datos que el municipio de Querétaro estaba manejando:

31 dependencias
Una plantilla de 4,877 servidores públicos.
Una población de 878,931 de habitantes.

Alfresco: solución más allá de la Ley General de Archivos

El equipo del Ayuntamiento de Querétaro consultó distintas opciones para resolver el problema y esta fue la decisión que tomaron:

“Lo que encontramos con otras opciones es que no eran tan prácticas, pero con Alfresco descubrimos que además de resolver lo que exige la LGA, podemos crecer con más aplicaciones y soluciones tecnológicas, es decir, más utilidad de la que buscábamos”, comentó el ingeniero, César Solar.

Asimismo, el director de TI, Alejandro Tapia añadió que otro de los factores que determinó que Alfresco fuera la suite de transformación digita para el proyecto del municipio de Querétaro fueron por los expertos involucrados en el programa: “nosotros creamos soluciones hechas en casa, desarrollamos proyectos con universidades y fabricamos soluciones que nos pueden proveer terceros, para que al final de una gestión podamos entregar resultados en tiempo y forma. Con Alfresco decidí que necesitábamos un acompañamiento, en este caso con los expertos en el tema”, puntualizó.

Otra de las razones para que el área de tecnología del municipio de Querétaro decidiera tomar ayuda de la plataforma Alfresco fue la cantidad de información a la que se enfrentaban migrar: 32 terabytes. De acuerdo con Tapia, la migración les tomó entre un mes y un mes medio. Para lograr la planeación, estuvo de por medio la empresa mexicana iik Technologies, especialista en transformación digital. En este sentido, Alejandro Tapia mencionó que la planeación y ejecución se llevaron en tiempo y forma con lo que la dependencia necesitaba.

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Incluso la utilización se hizo de una manera sencilla, pues César Solar calculó que bastó una semana de capacitación para que los servidores públicos aprendieran el software.

“Antes, las áreas que requerían documentación en formato digital, lo tenían en dos o tres días, ahora en máximo un día tienen esa misma información; de igual manera, es un proceso más rápido a los ciudadanos de lo que están solicitando. Es darle una respuesta práctica y pronta en sus solicitudes”, señaló Solar.

Algunos datos medibles que el municipio obtuvo en comparación con la herramienta que utilizaban anteriormente:

Se redujo en un 81% el tiempo de digitalización
Se mejoró en un 94% la calidad de visualización de archivos
Se disminuyó en un 87% el tiempo de carga
Se redujo en un 54% el costo

Aprendizajes

Una de las áreas que ha mejorado considerablemente, de acuerdo con el equipo del municipio de Querétaro, es el dominio de la plataforma y la independencia del proveedor.

“Nosotros dependíamos todo el tiempo de ellos, incluso para el soporte; en esta plataforma ya no dependemos del proveedor, ya nos ‘enseñó a pescar’, ya trabajamos solos, eso fue un gran beneficio para nuestra área. Estamos creando las bases de un expediente electrónico ciudadano, es decir, esta bóveda digital que se está alimentando y organizando va ser usada para que nuestros ciudadanos de Querétaro, en el momento de hacer un trámite, que sólo la primera vez se les pida documentación y así evitar vueltas y papeleo. Esto lo queremos hacer primero en nuestro municipio. Que todo sea digital. Adiós al papel, es nuestra tendencia y esta plataforma es la base”, finalizó Alejandro Tapia.

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