Menos es más: 5 tips para que todos te pongan atención

CIUDAD DE MÉXICO.- La frase "menos es más" se aplica en cualquier ámbito, incluso en la forma de expresarse y hoy más que nunca eso cobra gran valor.

Ya que existe la tendencia de explicar demasiado las cosas, de enviar mensajes de correo electrónico largos y más, es que es importante conocer por qué debemos ‘cortarle’ a nuestra inspiración.

Joseph McCormack, autor de Brevedad: Un mayor impacto al decir menos, explica que ‘ir al grano’ es crucial para no ser ignorado y así atraer clientes e inversores.

Hoy en día la brevedad es una habilidad especial que no cualquiera tiene y hay que cultivar para impulsar cualquier carrera.

Su investigación encontró que el profesional promedio recibe 304 correos electrónicos por semana, checa su smartphone 36 veces en una hora y se distrae cada ocho minutos (o 50 a 60 veces por día).

Así, las consecuencias de no ser breve pueden ser graves, porque incluso en una entrevista de trabajo eso puede marcar la diferencia entre ser contratado o no.

Ya en el ámbito laboral, es importante saber que 43% de las personas que reciben correos electrónicos largos no le hacen caso y ¡ni hablar de las presentaciones! Si estas se centran en hablar demasiado por mucho tiempo en lugar de escuchar a los demás, tanto las ventas como los tratos se pueden perder.

Así ante un correo electrónico largo y cuando el punto no es evidente, es probable que quien lo reciba sienta que no puede hacer frente a él en ese momento por lo que es factible que dicho correo se quede en una especie de limbo al lado de los que no se leen.

Por otro lado, un breve correo electrónico con un asunto que explica el propósito de éste, es más probable que llame la atención del lector, que sea leído y tomado en serio.

En tanto, una de las razones por las que nos extendemos, explica McCormack, es porque creemos que por decir o escribir más, podemos demostrar lo inteligentes que somos.

Desde muy temprana edad, se nos enseña a medir nuestro éxito en el recuento de palabras y longitudes de página. Se les pide a los estudiantes que escriban resúmenes de 20 páginas en lugar de simplemente preguntar de forma concreta lo que entendieron.

Pero, ¿por qué ir al grano es tan difícil?

Esto se debe a que cortar toda la información irrelevante puede tomar tiempo; entonces muchos de nosotros no invertimos en esta habilidad cuando hablamos con otros. Por ello es que McCormack dice que la brevedad es una habilidad esencial y especial que muestra quiénes sí son disciplinados y profesionales.

Para ser breve, McCormack sugiere que utilices el acrónimo del Brief (breve en inglés) para simplificar lo que esperas decir (y que el sitio Fast Company retomó):

B (Background o Fondo): Proporcionar un contexto rápido

R (Reason o Motivo): Explicar de lo que estás hablando ahora y por qué te deben prestar atención.

I (Information o Puntos importantes): Proporcionar palabras claves o puntos importantes a recordar; es decir, los aspectos más importantes del tema a modo de subtítulos.

E (End o Final y lo más importante a recordar): Decir lo que quieres que se tenga en cuenta sobre el tema.

F (Follow-up): Esto es prepararse ante las posibles preguntas o correspondencias para explicarlas de igual forma, breve.

*livm