La maravillosa virtud del orden

Una de las muestras de mi bipolaridad es la relación que tengo con el orden (léase: con el ser ordenada). Para mí no hay escalas de grises. El orden viene en dos sabores: Desorden absoluto (véase mi bolsa, mi escritorio y mi vida emocional) u Orden compulsivo (como en mi agenda, mis archivos personales o mis documentos).

Lo primero que pierdes al iniciar un nuevo negocio es la cabeza. Lo segundo es el orden. Salvo notorias excepciones, para la mayor parte de los emprendedores al iniciar el negocio se relegan los sistemas de orden, una tarea fundamental, pero no urgente, en pro de los cientos de bomberazos urgentes que marcan el inicio de la operación…Y, así, unos meses después de haber empezado nos damos cuenta que existen 30 archivos diferentes y 100 papelitos con información, con los datos de los clientes, los proveedores, el inventario, los datos técnicos, las notas… y empiezan los auto-gritos de “¡dónde fregados dejé ese datooooooooooo!!!!!”.

El no tener centralizada toda la información de la empresa, aun cuando parezca en un inicio poca información que puede ser manejada casi casi de memoria, es uno de los graves errores que cometemos. Es como la proverbial bola de nieve: un negocio tienen poca información que, al parecer, se puede manejar pero que, poco a poco, va creciendo hasta el día que nos aplasta la desorganización.

…Y esto no es sólo un asunto de forma. El no tener un sistema formal de organización tiene un costo real en trabajo repetido, procesos lentos, altos costos y oportunidades perdidas. Por eso es tan importante, y mucho más fácil de implementar,  tener este sistema de organización establecido desde un principio. Un sistema que incluya las descripciones de puestos (conforme se vaya contratando gente), procesos (quién hace qué en cada momento del proceso de venta o servicio) y una base de datos en donde se pueda tener archivada y con fácil acceso toda la información de la empresa.

El implementar un sistema puede ser tan caro o tan barato como se requiera. Más bien es una inversión en trabajo y en capacitación y disciplina para que la gente que trabaja en la empresa se aboque a los mismos parámetros.

Las soluciones son muy variadas, para cada empresa y tipo de persona funcionan diferentes cosas. He aquí lo que en mi empresa se hizo.

Durante un fin de semana completo nos dedicamos a establecer paso a paso el proceso de venta y servicio, con las variantes posibles, para describir de manera muy detallada lo que cada persona hace en cada parte del proceso, con quién se comunica, a quién tiene que informar, qué formatos tiene que llenar…

A la par hicimos una base de datos para agrupar toda la información que generamos y olvidarnos de 15 archivos diferentes. Aquí tenemos la información de los clientes, proveedores, distribuidores, inventario, facturación, fechas de pago… Para diseñar este sistema, y dado los recursos limitados, compramos un programa llamado File Maker Pro y diseñamos de manera fácil la base de datos y los reportes que automáticamente se generan. Así cada persona de la oficina sabe qué información tiene que ingresar y cuál es la que debe consultar. El migrar toda la información al nuevo sistema fue complicado por el desorden inicial y la falta de homologación de criterios, pero hoy ya está todo acabado.

Ahora el reto es educarnos a todos los que trabajamos en la empresa para seguir los procesos (algo que en un principio puede parecer engorroso) y generar los hábitos que nos permitan llevar el sistema día a día como parte de la naturaleza del trabajo. Después de todo, pasar del caos al orden no es una tarea nada fácil, pero muy importante… así fue como Dios empezó la creación del mundo.