La posible razón por la que no te alcanza el tiempo y cómo resolverlo

CIUDAD DE MÉXICO.- Los videos de gatitos, mandar una mensaje muy creativo por Snapchat o simplemente revisar todos los correos electrónicos que te manda tu jefe todos los días, puede hacer que termines tu jornada sin realmente haber completado todo lo que necesitabas hacer.

En la mayoría de los casos sólo sería necesario que desarrolles la habilidad para manejar tu tiempo de forma efectiva, tener una actitud de orden y respeto por los procedimientos, para finalmente convertirte en una persona organizada y más productiva.

Te puede interesar: 5 aspectos clave de tu vida en los que te conviene comenzar a ahorrar

Incluso existen cursos en línea que te pueden ayudar a lograr esto, como el de Orden y manejo de tiempo que imparte en Coursera la Universidad Nacional Autónoma de México

Sin embargo Bill Howatt, jefe de investigación y desarrollo de productividad de la consultora Morneau Shepell, en Troronto, sugiere que en algunos casos el problema puede persistir, a pesar de haber trabajado en desarrollar esas habilidades, debido a que el origen puede radicar en que te dejas llevar por las distracciones y te cuesta trabajo enfrentarlas

Es común para muchos empleados que su jornada laboral es constantemente interrumpida y la sensación de tener que parar y volver a comenzar, provoca la sensación de que se tiene más trabajo.

Cuando una persona está estresada es común sentir que no se tiene energía y esto afecta también a la energía mental y especialmente a la concentración.

Para controlar esto y mantenerse enfocado en lo necesario, Howatt explica que existe una habilidad que se puede desarrollar y tiene que ver con con poner atención al estado mental.

Entre más capacidad tengas de manejar el estado de tu mente, tendrás la posibilidad de ser más productivo cada día, maximizar el tiempo para terminar con tus tareas y finalmente disfrutar de tu tiempo libre.

Recomendamos: Así puedes estudiar gratis en Harvard

El primer paso es hacer consciencia. Howard explica que es necesario percatarte de cuánto tiempo te encuentras normalmente en los cinco estados mentales y monitorearlos durante una semana, para ver cómo impactan en tu manejo del tiempo.

1. Estado máximo de productividad.

Te sientes concentrado en una tarea, estás completamente involucrado y comprometido para trabajar de forma eficiente. En este estado aprovechas tu tiempo de forma efectiva.

2. Estado de crisis.

Es cuando respondes a alguna situación emergente o problema que requiere de tu atención inmediata y te obliga a concentrarte en esta, obligándote a dejar a un lado otras tareas importantes.

Entre más tiempo te encuentres en esta situación, tiendes a sentirte saturado y te atrasas en el resto de tus pendientes. El objetivo es que logres salir de este estado lo más pronto posible para que siguas con tu trabajo.

3. Estado de desequilibrio.

Comunmente es el resultado de cuando te sientes estresado y saturado. Para aliviar esa tensión buscas distracciones que te ayuden a sentirte mejor durante y después del trabajo. En este caso el conflicto es que alguna de estas acciones pueden no ser muy saludables, como salir a fumar, comer de más o dormir poco.

4. Estado trivial.

Suele ser cuanto te sientes tan saturado que tratas de encontrar el equilibrio entre el estrés y no desgastar la poca energía que te queda. Como resultado comienzas a concentrarte en tareas triviales o fáciles de hacer, como organizar tu correo electrónico o los documentos de tu computadora; actividades que te generan la sensación de que estás haciendo algo.

El problema en este estado mental es que no estás prestando la atención necesaria al trabajo que realmente necesitas completar y este tipo de actitudes contribuyen a la procrastinación.

5. Estado de adormecimiento.

Es cuando buscas realizar actividades que te ayuden a evadir y olvidar el resto del mundo y tus pendientes. Algunas de estas actividades pueden ser navegar en Internet, monitorear tus redes sociales o escribir mensajes a tus amigos por WhatsApp, como una forma de escapar de tu trabajo, aunque sea por unos minutos.

El primer estado es el más productivo y óptimo. El segundo, es la forma en que te enfrentas a las emergencias diarias. Los otros tres estados ocurren cuando eliges sobrellevar la situación, sin realmente resolverla.

El especialista indica que la meta es dedicar 85% de tu tiempo laboral en los primeros dos estados. Entre más tiempo te esfuerces por trabajar en el primer estado, sentirás menos presión y a la vez una menor necesidad de procrastinar.

Así, que una vez que hayas dedicado una semana entera a monitorear cómo manejas tu tiempo y en cuál estado sueles encontrarte, puedes trabajar en lo que sea necesario modificar.

Responsabilidad

Después de una semana de conocer la forma en que utilizas tu tiempo, es necesario que aceptes que tú eres el único que puede tomar el control para cambiarlo.

Actúa

Define un objetivo diario sobre el porcentaje de tiempo que quieres estar en el primer estado y monitoréalo. Esto requiere disciplina, pero te sorprenderá la forma en que al lograrlo tendrás la sensación de que cuentas con más tiempo en un día de trabajo y estarás menos estresado.

Recuerda que no tendrás resultados de forma inmediata y probablemente caigas en los otros estados, lo importante es que lo sigas intentando.

Crea lapsos específicos para trabajar sin distracciones, el mayor tiempo posble. Desactiva las alertas de tu celular, bloquea tu navegador de internet. Así durante 30 a 90 minutos, dedícate a lo que necesites trabajar sin interrupciones.

Te sugerimos: El método que usaba Einstein para resolver problemas de forma creativa

Cuando te interrumpan, recibas alguna petición, no dejes lo que estés haciendo inmediatamente, acostúmbrate a preguntar primero qué tan urgente es y cuánto tiempo pueden esperar; eso te ayudará a priorizar de forma correcta e imponer límites para administrar tu carga de trabajo.

Practica cómo concentrarte en hacer una sola cosa a la vez.

Hacer cinco cosas al mismo tiempo, resulta la mayoría d elas veces en distracciones, estrés y equivocaciones.

En cambio, realiza una sola tarea hasta que todas estén bien hechas a la primera, lo cual te ayudará a optimizar e incluso tener un poco más de tiempo y energía.

kgb