Baja el costo de tus viajes con el uso de tecnología

CIUDAD DE MÉXICO.- ¿Cuánto le cuesta a tu empresa que la gestión de viajes sea aún en formatos impresos?

De acuerdo con un estudio sobre hábitos de consumo en la categoría de gastos de viajes, realizada por RVOX Estratégica Reinventing, 80 por ciento de las firmas pueden mejorar los métodos de administración de este rubro.

Y es que el análisis revela que cuatro de cada diez empresas usan efectivo, mientras que 36 por ciento realizan depósitos a cuenta de sus empleados, en tanto que 22 por ciento de las firmas encuestadas utilizan la tarjeta de débito o crédito corporativas ¿a cuál de estos rubros pertenece la tuya?

Esta parte de la administración de una firma, no importa si es pequeña, mediana o una gran empresa resulta onerosa para la mayoría de las compañías, no sólo económicamente, también en el ámbito productivo por las horas hombre que se pierden cumpliendo con requisitos administrativos, asegura Alfredo Bernancchi, director de Soluciones de Edenred.

Y si para tu empresa es vital realizar este tipo de procesos, no quiere decir que los elimines, lo que puedes hacer es buscar una herramienta que a través de la tecnología acorte de días a horas o inclusive en minutos el proceso para programar, presupuestar y efectuar viajes de negocios.

ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN

La gestión de los viajes empresariales tiene tres etapas: antes, durante y después del evento.

Antes.

Se tiene que realizar la planeación del viaje, comunicarse uno a uno para que comience el proceso de autorización y llenar los formatos, la última parte de esta etapa es recolectar las firmas para la autorización.

Durante.

Se otorgan los recursos para el viaje, como ya decíamos en México la mayoría de las empresas lo hace en efectivo, mientras que otras formas de entregarlos son a través de la tarjeta de nómina del empleado o utilizar tarjetas bancarias o corporativas.

Después.

Una vez que pasó el evento el empleado debe completar formatos, adjuntar facturas, revisar el formato y ajustar las cuentas.

El proceso se vuelve complejo si multiplicas ello por cada uno de tus empleados.

Utilizar tarjetas de nómina puede tener varios riesgos, explica Alfredo Bernancchi:

No se pueden extraer los recursos no utilizados, por tratarse de una cuenta personal, y en caso de hacerlo tiene un costo para el titular de ella.
Riesgo de uso de los recursos por tercero que tengan acceso a la cuenta de nómina del empleado.
Dificultad para gestionar los recursos personales y los viáticos en una misma cuenta.
Posible riesgo fiscal y laboral.

SOLUCIÓN INTEGRAL

Ante la necesidad de las empresas por reducir costos y tiempos la firma Edenred integró a sus productos Ticket Empresarial, que busca brindar a las empresas:

Un medio de pago adecuado.

A través de una tarjeta con sello MasterCard de uso nacional e internacional, con acceso a cajeros automáticos para retiro de efectivo, ya que hay gastos que necesariamente se tienen que realizar de esta forma.

Una plataforma web de autogestión para la empresa que permite:

Depositar fondos a las tarjetas
Establecer límites para su uso (giros de comercios, acceso a cajeros automáticos, montos por consumos y días, entre otros)
Bloquear temporalmente la tarjeta en caso de extravío
Monitorear los gastos
Recuperar el saldo restante al concluir la actividad