8 tips para tener reuniones laborales más productivas

Ciudad de México.- En el mundo laboral, las reuniones de trabajo fomentan la colaboración de todos los empleados y pueden ser el método más efectivo para compartir información vital.

Sin embargo, un estudio reciente arrojó que 37% del tiempo de los empleados se invierte en reuniones y el promedio va cada vez más en aumento dentro de las empresas, y para muchos el lado negativo de las reuniones dificulta o retrasa la acción.

Por ello, Mark Roberts, jefe la Oficina de Marketing de Shoretel, explicó ocho consejos que aplicar para que las reuniones sean exitosas y efectivas, tanto en equipo como en cada participante.

Agenda

Una de las principales razones por las cuales las reuniones se ven como una pérdida de tiempo es la falta de una agenda, ya que si se contara con una se marcarían tópicos a cubrir, metas, asistentes y materiales necesarios.

Adoptar tecnologías

Tanto de videoconferencia o vía web para tener una agenda como un recordatorio virtual de las actividades de la reunión, en las cuales se pueden hacer preguntas o consultas en línea.

Puntualidad

Debido a que esperar a los que llegan tarde incomoda, lo mejor es no posponer el inicio de la reunión, pues los que se demoren podrán revisar la trascripción o las notas de lo que se han perdido.

Dispositivos

Es mejor pedir a los participantes desactivar o apagar dispositivos móviles durante la reunión, mientras que el líder de la reunión debe cerrar aplicaciones para no mostrar ante el grupo los mensajes entrantes o comunicaciones recientes.

Mantener el objetivo

Aunque la conversación se desvíe de la agenda, se tiene que retomar el punto relevante y tomar nota de otras cuestiones que puedan haber surgido para discutir en el futuro. No se debe ser excesivamente cordial, pues se hará menos productiva la reunión.

El tiempo

Es preciso indicar cuando se esté a la mitad de la reunión y dar un aviso 10 minutos antes del final para que la reunión se mantenga enfocada y los participantes recuerden lo que deben lograr antes del final.

Metas

Se deben identificar los objetivos que fueron alcanzados, así como definir los próximos pasos y asignar responsabilidades a cada uno de los participantes.

Tomar notas

Y posteriormente resumir y distribuirlas entre los asistentes antes de las siguientes 24 horas; en este punto las videoconferencias permiten grabar y trascribir las reuniones.

Dichas acciones reflejarán liderazgo y crear una agenda, resumir notas y enviar correos electrónicos de seguimiento demuestra a las personas el tiempo y atención invertido, por lo que se lograrán reuniones más productivas y se asegurará que las ideas y proyectos discutidos lleguen a resultados concretos, concluye.

*livm