Actividad no siempre es igual a productividad

CIUDAD DE MÉXICO, Con toda probabilidad, logras hacer más hoy que nunca antes. Eso es principalmente debido a que puedes hacer mucho más, mucho más rápidamente, dondequiera que estés, a través del correo electrónico, los mensajes de texto, los mensajes instantáneos,   Twitter y la publicación de posts.

El verdadero meollo es si estás logrando hacer las cosas correctas. Esa fue la queja más frecuente que escuché durante los tres días que pasé esta semana con 200 directores ejecutivos en la reunión Cumbre de Directores Ejecutivos del Capitalismo Consciente y en las conversaciones que   he tenido con líderes en el último año.

Entonces, ¿qué obstaculiza que seas verdaderamente productivo? Por eso quiero decir que encuentra el equilibrio correcto entre atender a lo que es verdaderamente urgente y enfócate en lo que es menos apremiante pero es más probable que añada más valor perdurable. 

Necesitas dormir más de lo que piensas, y quizá mucho más. 

Vivimos según un mito persistente: que una hora menos de sueño nos  dará una hora más de productividad. Más bien, lo que nos da es una hora más de vigilia, y estamos menos descansados. Casi está garantizado que uno será progresivamente menos productivo a lo largo del transcurso del día. 

Incluso pequeñas cantidades de privación de sueño cobran un precio elevado a nuestra capacidad cognitiva. Una enorme cantidad de investigación sugiere que 95% de nosotros necesitamos al menos de 7 a 8 horas de sueño para sentirnos plenamente descansados, mientras que 2.5 por ciento necesita más de 8 horas. El 2.5 final – o alrededor de una de cada 40 personas –   requiere menos de siete horas.

En otras palabras, probablemente tú no seas una de ellas, aun cuando bien pudieras pensar que lo eres. Según un investigador del sueño, Tom Roth, por ejemplo, el porcentaje de personas que   requieren 5 o menos horas de sueño para sentirse plenamente descansadas, redondeado a una sola cifra, es cero. 

Si duermes lo suficiente, es más probable que logres más, en menos tiempo y con un nivel de calidad más elevado. Es lo último que debes estar sacrificando, no lo primero. 

Haz lo más importante primero 

La atracción del correo electrónico es poderoso y ‘pavloviano’. Lo es especialmente después de toda una noche de mensajes nuevos llegados a tu bandeja de entrada (suponiendo que no estuvieras durmiendo con tu Smartphone al lado, y echándole un vistazo en mitad de la noche). 

La enorme mayoría de los mensajes que se acumulan no demandan verdaderamente tu atención inmediata. Más bien, te quitan tiempo y consumen tu atención precisamente a la hora del día en que la mayoría de nosotros tenemos más energía y menos distracciones. 

Al verificar tu correo electrónico primero, efectivamente entregas tu agenda a otros. Es mucho mejor decidir la noche anterior cuál debe ser tu agenda y hacer que eso sea lo primero en que te   enfoques en el trabajo, sin interrupción, durante hasta 90 minutos. 

Si debes verificar tu correo electrónico cuando despiertas porque hay mensajes urgentes, revisa rápidamente cualquier cosa que verdaderamente no pueda esperar una hora. Responde esos, ignora el resto, y luego haz lo que es verdaderamente importante.

Deja de forzarte 

Los seres humanos estamos diseñados para operar en ciclos de 90 minutos. En la noche, pasamos por las cinco etapas de sueño en ese tiempo; el Ciclo Básico de Actividad de Descanso. Durante el día, nos guían nuestros ritmos ‘ultradianos’, y pasamos de un estado de alerta fisiológica alta, hacia la fatiga fisiológica en intervalos de 90 minutos. 

La consecuencia es que operamos mejor cuando tomamos descansos intermitentes para renovarnos y reabastecernos. He aquí una forma simple de considerarlo: Imagina que te retan a hacer el número máximo de sentadillas que puedas en 30 minutos. Se te da la opción de hacerlas continuamente hasta que te agotes, o hacerlas en sets de 5 o 10 con un periodo breve de descanso entre cada uno. Haz lo segundo y generarás más sentadillas, te mantendrás en mejor   forma durante el periodo y te sentirás menos cansado al final.

Trabaja en la misma forma y podrás enfocarse más intensamente por la misma razón en que un velocista puede darlo todo: se tiene una línea de meta a la vista. Al enfocarte más intensamente por periodos más breves, lograrás hacer más, en menos tiempo, a un nivel de calidad más elevado, más sosteniblemente. 

Sácatelo de la cabeza 

Con tanto que nos llega todo el tiempo, nuestra acción instintiva es hacer lo que se siente más urgente y sea más fácil de abordar. La consecuencia, por supuesto, es que a menudo postergamos lo que es más desafiante y luego carecemos de la energía para realizarlo para cuando finalmente llegamos a ello. 

Creo en las listas, primero y sobretodo como un medio de descargar todo lo que está en tu mente para sacártelo de la cabeza. Todos tenemos memorias de trabajo relativamente pequeñas y es fácil que se sobrecarguen. Entre menos trates de mantener en la cabeza, más espacio hay para que pienses clara y profundamente sobre cualquier tema dado que demande tu atención. 

Con eso en mente, mantengo todas mis listas en un lugar. Incluyen lo que quiero hacer ese día, a lo largo de la semana, y a más largo plazo. Una vez que he asentado algo por escrito, sé que   estará ahí cuando lo necesite, y por ello regularmente deja de preocuparme. Muchas veces termina resolviéndose solo.

El otro valor que derivo de las listas detalladas es que ayudan a aclarar aquello en lo que no debo enfocarme. Al tener todo en un lugar, puedo decidir mucho más fácilmente lo que es verdaderamente importante y qué no. La mitad del valor de tener una lista es hacer más obvio qué no hacer. Podría tener entre 50 y 100 cosas en mis listas, pero típicamente doy prioridad explícita a tres o menos en cualquier día determinado.

Haz que importe 

Al final, simplemente hazte una sencilla pregunta antes de que comiences cualquier actividad: “¿Es la mejor manera en que puedo estar pasando mi tiempo?” Si la respuesta es no, no lo hagas.

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