Facturación electrónica para dummies

Hay una nueva canción de mariachi. Va así: Hablando de facturas electrónicas, se fueron acabando las botellas y dijeron que cantara mis canciones y yo canté unas dos en contra de ellas… Facturas, oh, facturas tan divinas, no queda otro camino que adorarlas (o por lo menos utilizarlas).

Cualquier pequeño empresario y profesionista mexicano ya sabe al día de hoy que después de una prórroga, el uso de las facturas electrónicas va a ser obligatorio a partir de marzo de este año. Empieza la cuenta regresiva para aquellos que no la tienen. Que a estas alturas ¡espero! que sea el menor número de los que están leyendo esta columna.

¿Cómo funciona el sistema? Uno tiene que “afiliarse” a un programa de facturación electrónica autorizado, registrarse, comprar un paquete prepagado (o de postpago) de facturas y empezar a facturar vía internet.

Aprovechando esta fiebre por la facturación electrónica es un buen momento no sólo para darse de alta (algo que es ya obligatorio) sino, también, para reevaluar si el paquete de facturación que estás utilizando es el correcto.

“En esencia, me dice Elías Darwich, experto en programas de facturación electrónica, todos los programas hacen lo mismo. La diferencia radica en dos cosas: La primera es cómo lo hacen, la amigabilidad del sistema; hay quienes por su manera de ser requieren sistemas más amigables, esto pasa mucho con los pequeños empresarios y profesionistas independientes que no tienen a su disposición un gran departamento de contabilidad sino que son ellos mismos o una persona en específico, que puede no ser contador profesional, la que factura.

La segunda es el soporte, ya sea en línea, telefónico o en sitio, que te ofrece el sistema. No importa si haces 20 facturas al año o 20 mil, cada factura es importante y debe existir la disposición para arreglar cualquier problema lo antes posible”.

Como muchas cosas en la vida, establecer una plataforma de facturación electrónica o migrar a otra, es un proceso simple, pero no sencillo. He aquí unos consejos importantes:

No es lo mismo y no es igual. Vigila que el sistema que utilices sea CFDI (o sea, ofrecido por uno de los distribuidores autorizados por la SHCP) y no simplemente de facturación CDF.

Para acceder a estos sistemas necesitas, una vez elegido el sistema y contratado el servicio, tener a la mano y vigente lo siguiente, ya sea para la persona, física o moral, que facture: El Certificado CSD y la Fiel con archivos digitales, cada uno (con terminación .key y.cer) y su password. Esto lo tienes que tramitar en Hacienda. El primero tiene una vigencia de dos años para personas morales y cuatro años para personas físicas, el segundo cuatro años. ¡Ojo!: Aun cuando hace años hayas hecho estos trámites, es fundamental que verifiques que sigan vigentes.

Si utilizas los servicios de un contador platica sobre el sistema de facturación que quieres contratar. VERIFICA que sea una empresa autorizada ante la Secretaría de Hacienda. En estos momentos no faltarán los charlatanes.

Tal como dice el señor Darwich, es fundamental revisar qué tan amigable es el sistema y el servicio que ofrecen tanto en la instalación como postventa. Hay pocas cosas más frustrantes que querer facturar y no poder hacerlo. Es muy importante que pruebes el sistema antes de adquirirlo y que sepas qué tipo de apoyo técnico te ofrece. Asimismo es importante que el sistema te avise de los errores que puedes estar cometiendo antes de imprimir una factura, por ejemplo, que te marque un error si omites un dato o si uno de los certificados ya está vencido.

También es importante que el pago (que generalmente es prepago por paquetes de facturas) sea rápido y fácil de hacer para poder renovar los folios de la manera más cómoda posible.

Para mayor información: La página de la SHCP ofrece información amigable y fácil de entender sobre el tema: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principian...

O con Elías Darwich, que contestará a los lectores de esta columna via Twitter: @edarwich96

adinachel@gmail.com
Twitter: @AdinaChel