Viajes de negocios: más con menos

Llega el momento en la vida de cualquiera en la que tiene que dejar la seguridad de la ciudad natal y emprender el vuelo más allá de lo conocido.

No, no hablo de los hijos adolescentes, sino de las pequeñas empresas y de los empresarios que un día tienen que hacer un viaje de negocios. No los viajes de ir y regresar el mismo día, sino los viajes de ir y quedarse. Léase, viajes más costosos.

Y odio reducir todo a términos de dinero. Sé que esos viajes conllevan oportunidades, nuevos mercados, resolución de problemas, etcétera, etcétera y etcétera. Pero en cuestión del aquí y del ahora, sobre todo cuando en los pequeños negocios existe poco rango de maniobra respecto a los gastos, los viajes de negocios cuestan dinero y en términos prácticos no se pueden financiar con crédito comercial.

Por otro lado, viajar con un presupuesto demasiado apretado y prescindiendo de todos los “extra” para reducir costos puede llegar a hacer los viajes de negocios, ya de por sí agotadores, mucho más pesados. Algo que también afecta en términos de productividad.

El chiste es poder encontrar la balanza entre el presupuesto y la comodidad para poder hacer de estas necesidades del negocio lo más exitoso y disfrutable posible.

Cuando tú viajas como representante de una empresa de la que eres empleado es claro cuáles son los lineamientos y viáticos a los que te tienes que apegar. Pero qué pasa cuando eres tú (como jefe, dueño y emprendedor) el que tiene que definir esas políticas de gastos de viaje…

1. Pocos y buenos. La tecnología actual (teleconferencias, juntas virtuales, correo electrónico, Skype, e-meeting, Google Groups y herramientas de Office…) hacen mucho más fácil la colaboración remota. No saltes al avión cada vez que alguien grite “lobo”. Trata de resolver, en la medida de lo posible, la máxima cantidad de asuntos desde tu oficina. Esto no sólo reduce costos, sino que también vuelve mucho más efectivos los procesos.

2. Pocos y buenos, también los pasajeros. Aun cuando un problema/oportunidad implique la participación de diferentes personas evalúa quién es realmente necesario que viaje y quién puede participar de manera remota o recibir un reporte detallado al regreso del viaje.

3. Planear antes #NOT. Por regla general, los viajes de negocios son intempestivos, o bien no permiten meses de planeación anticipada (lo que es la clave para encontrar siempre los mejores precios en aviones y hoteles) por lo que es importante que tengas estrategias preplaneadas para poder ahorrar lo más posible. Aun en un mundo en donde se consigue todo con el click de un mouse, soy una fiel creyente que una de las relaciones de negocios más rentables que debes tener es con un agente de viajes, quien te pueda buscar las mejores rutas, tarifas y condiciones para los viajes repentinos (y los no repentinos) que se tienen que hacer. Cultivar una relación profesional con un experto en viajes te puede ahorrar tiempo y dinero y el costo de “emisión de boleto” que cobran puede ser más que compensado con los ahorros que consiguen. Por otro lado, inscríbete en programas de viajero frecuente (ya sea personal o corporativo) en las aerolíneas, cadenas hoteleras y de renta de auto que te permitan conseguir descuentos por el uso o mejores condiciones.

4. No hagas cosas malas que parezcan buenas. Mucha veces acciones que tomamos con el fin único de ahorrar dinero pueden resultar poco eficientes. Por ejemplo, tomar el vuelo “tecolote” puede ser una buena estrategia para ahorrar en el costo del boleto. Pero si eres de las personas que se pierde sin dormir bien una noche, el tomarlo puede impactar fuertemente tu productividad en el viaje o de regreso. No hay cantidad de dinero que compense
eso.

5. Ojo con el precio de la conectividad. En tu presupuesto de viaje no olvides tomar en cuenta el costo de la conectividad. Una herramienta casi tan necesaria como el aire en estos tiempos. Un error en el uso del tiempo de conexión, sobre todo si estás fuera del país, puede resultar costosísimo. Contrata paquetes de voz y datos y/o averigua la disponibilidad y el costo del WiFi en los lugares adonde vas a viajar.

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