Desde que se inventaron las excusas…

Lo primero que uno aprende al iniciar un negocio es que, al parecer, el mínimo común denominador son las excusas que uno recibe para justificar porque algo que tendría que haber pasado no pasó.

Porque no se entregó la mercancía… porque no se envió el pago… porque no se hizo el trabajo… porque no quedó bien… Empleados, clientes y proveedores tienen todos pretextos de por qué NO.

Lidiar con este tipo de reacción al incumplimiento va en la gama desde lo chistoso hasta lo desesperante.

Son particularmente difíciles cuando vienen de adentro de la organización. Sobre la actitud de clientes y proveedores hay poco que se puede hacer (confrontarlos, poner reglas claras o cambiarlos), pero hay un enorme campo de acción para evitar excusas de tus empelados.

Que quede claro, tristemente los pretextos vienen tatuados en el DNA de trabajo de la mayor parte de nosotros. El pretender crear una empresa
excusa-light es posible, pero requiere cambios importantes en la cultura organizacional (y sí, aunque tengas sólo 1 o 2 empleados tienes que empezar a pensar en la cultura/ambiente que quieres que tu organización tenga hoy y en el futuro).

UNO (y por algo es el número uno): Establece una política de cero tolerancia a las excusas. No, esto no quiere decir que establezcas una empresa perfecta en la que nada salga mal, sino simplemente una en la cual los errores se explican como son y no se justifican. Esto parece fácil, pero no lo es. Primero porque tienes que establecer una política de consecuencias inteligentes (o sea sin gritos ni castigos en represalia) y segundo por que tienes que empezar por TI. Cero excusas del jefe ante nadie. La gente aprende lo que ve.

2.- Revisa en qué te equivocaste TÚ.  Yo soy de la idea de que en todo error de tus empleados puedes/debes encontrar una falla en ti como jefe (sip, lo he platicado con mi sicoanalista). En todo error de tus subordinados hay algo que puedes aprender sobre TU gestión, sobre TU manera de dar órdenes o sobre los procesos de la empresa que comandas.

La equivocación más común para generar errores que originan excusas es no establecer desde un inicio las expectativas claras de cada tarea o proyecto. Toda tarea que delegues debe tener claro tres preguntas: ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo?

Qué es lo que se debe de hacer, Cuándo se debe entregar y los detalles de acción que se esperan.

3.- Muchas veces las excusas tienen que ver con elegir a la persona incorrecta para realizar un trabajo. Al asignar una tarea o proyecto, fíjate que se cumplan las tres capacidades de los empleados

Primero que lo pueda hacer. Esto tiene que ver con contratar a la gente con las habilidades correctas para realizar el trabajo.

Segundo, que lo sepa hacer. Que tenga las órdenes y las herramientas correctas para hacerlo (ver el punto anterior).

Y por último, que lo quiera hacer. Esta parte es indispensable. En el momento que no exista la disposición o la motivación, las excusas fluirán como vino.

4.-Time management. Una de las cosas que NO nos enseñan en la escuela y debería ser materia OBLIGADA para todos es la administración de tiempo. Muchas veces, incluso, el empleado más capaz y dispuesto no puede realizar un trabajo porque “se le va” el tiempo. Considera dar a todos tus empleados capacitación o información en este tema

Y, por último,  recuerda, el principio que resume en una frase la mejor manera de evitar incumplimiento y excusas (repitan después de mí, fuerte, varias veces): orden dada No supervisada, vale para pura ch…