Noches en vela

Si tuviera un peso por cada noche que he perdido el sueño por un cliente que dijo que iba a pagar (¡lo juró por esta *se besa las yemas de los dedos de la mano*!) sería millonaria...

Pero no soy millonaria... sólo estoy extremadamente privada de sueño.

No me pueden culpar. Cualquier persona que está cerca de la parte del negocio dedicado a la cobranza tiende a perder el sueño, el estilo y la  cordura.

Cobrar es un deporte extremo, sobre todo en un país como México en donde la cultura de pago es de moral relajada. Vivimos en un ambiente de negocios en donde el crédito a las empresas es escaso, la principal fuente de financiamiento de las empresas (aun cuando sea por sólo unos días) es el crédito que les dan sus proveedores o acreedores. Además de que la estructura operativa de pago de muchas empresas son la que más lento se mueve.

Para las empresas jóvenes o pequeñas el  tema de la cobranza toma especial relevancia por tres razones: La primera es que al no tener una base financiera sólida y los recursos ser limitados (algo no exclusivo de los emprendedores, pero que en este caso es más agudo) el cobro puntual se vuelve indispensable para cumplir con obligaciones y darle aire a la empresa para seguir adelante. Segundo, Sobre todo si los cobros por servicio son recurrentes, el tema de la “etiqueta en la cobranza” se vuelve fundamental para mantener una relación sana y productiva con los clientes. Y por último, una empresa pequeña la persona que vende generalmente está involucrada en el proceso de cobranza por lo que el tema se tiene que atender con especial cuidado; a diferencia de las empresas grandes no hay manera de que se manejen los papeles de “buen policía” (la persona que vende) y “mal policía” (la persona que cobra).

¿Cómo asegurar una cobranza indolora?

1.- Primero lo primero. Si quieres tener una cobranza óptima necesitas empezar antes de cobrar. Debes tener un buen respaldo, o sea que las condiciones de venta y cobranza queden claras y abiertas con el cliente y que en el contrato estén especificadas los plazos, mecanismos para el pago así como las penas si se llega a incumplir o a retrasar (cortar el servicio, penas monetarias….)

2.- Prepara tu sistema. En tu empresa, por más pequeña que sea, debe existir una buena metodología de cobro. Invierte en un buen sistema de facturación (aun cuando no sea todavía obligatorio el tenerlo de forma electrónica es muy cómodo y organizado), ten claros los datos fiscales y las condiciones de pago del cliente (a dónde mandar la factura, que días, con quién comunicarse, qué días se hacen los pagos…) Ten también un sistema organizado para vigilar la cobranza atrasada y poder insistir y dar seguimiento al pago desde el momento que la factura está vencida.

3.- Trata de separar papeles. En la medida de lo posible busca que la persona que venda no sea la persona que cobre. Los papeles, y la relación que se debe tener con el cliente, es diametralmente opuesta. Aunque el separar funciones pueda ser impráctico para una pequeña empresa busca hacerlo en la medida de lo posible.

4.- La cobranza no es una carrera de 100 metros, es un maratón. No te aceleres y pierdas la paciencia al primer “la semana que entra sale el pago”. Sé sereno y busca mantener la calma. El perder la vertical (y empezar a gritar, aun cuando sea por desesperación) no va a acelerar el pago, pero probablemente haga que pierdas al cliente. Ojo, el ser paciente y sereno no implica ser laxo, simplemente, implica manejar los reveses de manera prudente y educada. Recuerda  que lo que buscas es cobrar Y mantener al cliente. Negocia sin romper. Porque esos sí son temas para perder el sueño.