Conduzca mejores discusiones en la sala de juntas

El momento de las discusiones en la sala de juntas es uno de los insumos más raros que tiene una compañía; a menudo menos de 10 horas por año. Asegurarse que este tiempo se use sabiamente ultimadamente es responsabilidad del presidente del consejo, pero todos los directores deberían maximizar el valor creado con este recurso.

¿Cuántos comentarios o preguntas deberían hacer cada miembro del consejo? Antes de ser director, pregunté a presidentes de consejos qué cualidades apreciaban más en un director no ejecutivo. Uno me dijo:

Alguien que solo haga un comentario en cada reunión, pero que sea un aporte en verdad importante”.

Los gurús de gobierno aconsejan que los miembros del consejo desafíen a los ejecutivos. Por ejemplo, la Guía sobre Efectividad del Directorio emitida por el Consejo de Información Financiera del Reino Unido señala:

Un consejo directivo efectivo no necesariamente debe ser un lugar cómodo. El reto, al igual que el trabajo en equipo, es una característica esencial”.

Una junta de consejo normalmente dura aproximadamente cuatro horas, con la asistencia de alrededor de 10 directores. Asumamos que 30 de esos 240 minutos se pierden en discusiones de calentamiento, descansos y cierres, y que las presentaciones se apoderan de hasta la mitad del tiempo restante. Eso deja 105 minutos para la discusión.

Si cada pregunta o comentario significativo tarda un promedio de cinco minutos, hay tiempo para discutir 20 temas, más o menos. Esto pudiera parecer mucho, pero solo representa dos preguntas o comentarios por director. Por tanto, el presidente que me aconsejó optar por un buen comentario en cada reunión no estaba lejos.

¿Qué implica esto para las discusiones en los consejos directivos? Tres ideas:

Los directores tienen que ser más disciplinados en lo que respecta a identificar la cosa o el par de cosas que quieren mencionar en cada reunión del consejo, y estar más atentos respecto a prolongar las discusiones iniciadas por otros directores.
Los documentos a tratar deberían enviarse al menos cuatro días hábiles antes para que los directores tengan tiempo de leerlos, digerirlos y jerarquizarlos.
Si un director tiene en mente más de dos discusiones, la lista completa debería ser presentada con anticipación al presidente para que éste pueda decidir cuáles abordar durante la reunión y cuáles abordar de otras formas.

*Andrew Campbell es director en el Centro Ashridge de Administración Estratégica, en el Reino Unido.

kgb