Cómo optimizar tus cuentas por cobrar, ¡sin morir en el intento!

¿Tu empresa quiere reducir sus deudas, costos y recaudar fondos que impulsen su crecimiento? ¡Entonces optimiza el manejo de tus cuentas por cobrar! Presta atención a estos consejos que te permitirán mantener sanas las finanzas de tu negocio.

¿Por qué prestar atención a tus cuentas por cobrar es tan importante?

Si eres dueño o gestionas un negocio, es posible que, por impulsar el aumento de tus clientes y ventas, llegues a dejar en segundo plano la correcta administración de tus cuentas por cobrar. ¡Cuidado! El hacerlo puede impactar negativamente las finanzas de tu empresa.

Y es que, debes recordar que la optimización de tus procesos de cobranza es parte crucial del éxito de mantener un negocio, ya que además de brindar estabilidad financiera a tu empresa, impacta el rendimiento de otros departamentos, como el de ventas y servicio al cliente.

Para ser concretos, su correcta gestión previene el gasto innecesario de capital económico e incrementa tu liquidez. Así que, si no le has dedicado a estos procesos el tiempo necesario, ¡es el momento indicado para comenzar a establecer las bases de su correcta administración!

5 actividades que debes optimizar en la gestión de tus cuentas por cobrar

Dennis Najjar, CEO de ADC, una firma de servicios contables estadounidense compartió una serie de consejos a The Balance para mejorar los procesos relacionados con el manejo de las cuentas por cobrar en las pequeñas y medianas empresas. A continuación, te presentamos algunos de ellos que seguro te serán de gran utilidad:

1. Mantener siempre correctos los datos de tus clientes

Centralizar la información de tus clientes es básico para establecer y mantener una correcta gestión de tus cuentas por cobrar. El simple hecho de contar con datos de contacto erróneos puede ocasionar desde envíos de facturas y remisiones equivocadas, hasta la recepción tardía de pagos. ¡Puedes llegar a perder mucho dinero!

¿Qué debes de hacer? Audita frecuentemente tus procesos de recolección de datos, así como la información de tus cuentas, para detectar anomalías y errores. Además, lleva un estricto control y documenta todo cambio realizado en el maestro de tus clientes.

Si tu información se encuentra almacenada en algún software utilizado por usuarios de múltiples departamentos asegúrate de asignar y administrar los permisos correctamente, para prevenir que personas sin autorización accedan o editen datos.

2. Establece procesos de aprobación de crédito claros y concisos

En ocasiones, en el afán de impulsar las ventas, se puede caer en malos hábitos de concesión de créditos, lo que termina por afectar severamente las finanzas de la empresa. No nos mal interpretes, ¡es bueno brindar créditos a los clientes! Sin embargo, debe de existir un claro proceso para ello.

¿Cómo optimizar? Se deben establecer lineamientos claros acerca de cuándo y cómo otorgar estos beneficios, además de los límites correspondientes, así como definir los procesos de solicitud de estos. Recuerda: las revisiones regulares de los procesos de aprobación son necesarias.

3. Establece procesos de facturación efectivos

Los errores al capturar precios, nombres y conceptos pueden llegar a costar muy caro a tu empresa. Por un lado, significa una mayor inversión de tiempo y, por ende, de dinero; por otro, las molestias con tus clientes no se harán esperar. Por eso, contar un sistema de facturación eficaz resulta en una necesidad prioritaria.

¿Qué hacer? ¡Apóyate en la tecnología! Hoy día, cuentas con un gran número de herramientas que te permiten automatizar gran parte de los procesos de emisión de facturas y remisiones, reducir al mínimo los errores de captura y te ayudan a cumplir con tus obligaciones fiscales de una manera más sencilla.

Si quieres ir un paso más allá, no te limites a los programas típicos de facturación; un sistema de administración integral puede ser la solución que estás buscando para centralizar y simplificar todos los procesos de tu empresa.

4. Perfecciona el proceso de aplicación de pagos

Esta regla de oro ya te la hemos compartido (y te la seguiremos recordando): tan pronto como recibas un pago, ¡aplícalo! Además, por supuesto, de que debe de ser aplicado al cliente y factura correctos. Esto te permitirá saber en todo momento qué cuentas están al corriente y cuáles están vencidas.

¿Recuerdas cuando mencionamos que la cobranza está relacionada con el servicio al cliente? Pues este es un claro ejemplo, ya que, al llevar un correcto registro de los pagos, te evitarás posibles disputas con clientes, ¡nadie quiere lidiar con un cliente molesto por recibir una solicitud de pago que ya ha cubierto correctamente!

¿Cómo lograrlo? Una manera de optimizar este proceso es gestionando los métodos de pago que ofreces. Puedes limitar su cantidad para volverlos más manejables o, aún mejor, optar por opciones tecnológicas que te permitan registrar automáticamente el pago en la cuenta y cliente correspondientes.

5. Optimiza el proceso de cobranza

Todas las acciones anteriores sin duda harán que el cobrar sea una tarea más fácil y efectiva, ¡además de menos dolorosa! Por un lado, cuando los pagos son aplicados correctamente, es mucho más sencillo determinar cuáles cuentas están en riesgo de incumplir con los pagos.

¿Qué hacer? En primer lugar, definir procesos de cobranza que sean consistentes y metódicos. Además, es también recomendable establecer procesos para negociar planes de pago acordes a los objetivos generales de la compañía. Finalmente, ¡automatizar, automatizar y automatizar! Esto reducirá al mínimo los errores humanos.

¿Cuál es el siguiente paso?

Optimizar tus cuentas por cobrar no es una tarea de una sola vez, sino una actividad que debe ser recurrente en tu empresa. Para facilitar estos procesos de mejora continua, la tecnología es tu mejor aliado. Apóyate en todos los recursos a tu alcance y comienza hoy mismo a poner orden a las finanzas de tu negocio. ¡Manos a la obra!

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