¿Qué información debe ofrecerte un software de administración de empresas?

Piensa en tu empresa como una gran embarcación que, mediante las buenas decisiones de toda la tripulación y una gestión efectiva de sus recursos financieros, se encamina hacia un destino de éxito.

Existen múltiples softwares de administración que te ayudan a llevar un correcto control de los números y procesos de tu negocio. Es importante que conozcas la información esencial que un sistema ERP debe ofrecerte para optimizar las finanzas de tu PYME.

El dinero de tu negocio en un solo vistazo

Contar con una visualización clara, rápida y sintetizada de tus reportes desde el momento en el que abres tu sistema ERP, te ayuda a informarte en tiempo real sobre lo que sucede con las finanzas de tu empresa.

Lo más recomendable es elegir un software de administración que te ofrezca un tablero con las siguientes características e indicadores:

• Histórico de ventas y flujo de efectivo
• Registro de tus gastos, ingresos y egresos
• Resumen de tus cuentas por cobrar y pagar
• Existencias en tu inventario
• Datos de tu cartera vencida
• Gráficas dinámicas
• Actualizaciones instantáneas

Información oportuna y confiable de tu inventario

Los productos en existencia, movimientos y balances representan la información precisa que debes tener para llevar un manejo eficiente de inventarios. Un buen software de control de inventarios debe ofrecerte lo siguiente:

• Importación de tus productos de manera rápida a través de Excel
• Administración de lotes, pedimentos y caducidades
• Control de mínimos y máximos de existencias
• Transferencias y ajustes de existencias entre tus almacenes
• Gastos excedentes de logística en caso de que tu empresa sea exportadora
• Resumen de costos que incluya costo anterior, costo de entrada y nuevo costo ponderado

Registro de compras y gastos de tu empresa

El módulo de compras en tu sistema de gestión deberá proporcionarte las herramientas necesarias para administrar adecuadamente todas tus compras y gastos. Al momento de contratar un software de administración, analiza que su módulo de compras te permita:

• Importar automáticamente tus compras y gastos mediante la factura de tus proveedores
• Capturar simultáneamente tus gastos y compras
• Clasificar tus gastos y compras por cuentas contables
• Administrar tu catálogo de productos
• Registrar tus diferentes listas de precios

Control de ventas dentro de tu sistema ERP

El área de ventas es imprescindible para las empresas, por lo que un software que gestiona bien tus procesos ayudará no sólo a cumplir con los objetivos internos de tu organización, sino también a mantener la satisfacción de tus clientes. Toma en cuenta que el programa administrativo que utilices debe permitirte:

• Administrar tus catálogos de clientes y prospectos
• Controlar contactos y citas
• Generar cotizaciones y pedidos
• Obtener un mejor control del flujo de ventas de tu empresa
• Emitir facturas CFDI y remisiones automáticamente
• Tener acceso a tu catálogo de productos y servicios
• Generar reportes en tiempo real con indicadores claves

Datos financieros detallados

Sin duda, un módulo que no debe faltar en el software de administración es el de finanzas. Tu herramienta debe ofrecerte información que te permita planificar mejor tus inversiones y visualizar en términos monetarios el crecimiento de tu PYME.

Los indicadores claves que debe ofrecerte un módulo de finanzas dentro de tu ERP:

• Balances bancarios y flujo de efectivo en tiempo real
• Movimientos a través de un sistema multimoneda
• Reportes de movimientos bancarios detallados
• Visibilidad detallada de todos los depósitos, retiros y transferencias

No importa si tu empresa es pequeña, mediana o grande, un software de administración debe convertirse en tu aliado hacia el crecimiento de tu negocio. Considera aquel que realmente pueda agilizar tus procesos y elige el que se ajuste a tus necesidades de gestión.

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Jbf