¿Cómo preparar a tu empresa ante una auditoría fiscal?

MPM., MA., LCPC. y F. Rosalía Ortega López, Vicepresidenta de la Comisión de Auditoría Fiscal del Colegio de Contadores Públicos de México

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) realiza la revisión de las operaciones fiscales mediante “auditorías fiscales”. Estas pueden realizarse con diferentes alcances y surgir por diferentes motivos, los más comunes hoy en día son por diferencias determinadas en la facturación electrónica vs. las declaraciones presentadas o el resto de la información con la que cuentan.

Algunos “tips” o consejos que pueden ser útiles para estar preparados antes esta posibilidad son los siguientes:

Vigilar el buzón tributario.

Las autoridades fiscales de forma cada vez más regular está haciendo uso del buzón tributario para comunicarse con los contribuyentes, en él nos envían notificaciones incluyendo las de las auditorías fiscales, por lo que es indispensable saber que correo electrónico se tiene registrado, si hay una persona responsable de revisarlo de manera habitual, controlar lo que llega y que seguimiento se da; no será lo mismo una atención a tiempo que un seguimiento fuera de plazo.

Mantener la contabilidad al corriente. 

La tecnología nos ha permitido tener herramientas poderosas que nos dan la posibilidad de tener los registros contables casi siempre al día, si bien es cierto que hay trabajos administrativos y contables que se deben hacer al cierre de cada mes o año, hay que vigilar que la contabilidad de las empresas o personas físicas este al corriente y apoyar a las áreas contables para que reciban la información necesaria para hacer su trabajo de manera correcta y a tiempo. Cuando la empresa tiene cada vez más estructura el origen de la información para la contabilidad no reside en una sola persona o área.

Comparar la información contable contra la información del SAT. 

La página web del SAT permite realizar la descarga de los CFDI´s (Facturación electrónica) que se emitieron (Hechos a clientes por ventas) y los que recibieron (Hechos por los proveedores por compras y gastos) está información puede compararse contra los controles administrativos y contables, y sobre todo contra lo que se haya presentado en las declaraciones mensuales y anuales y poder tener la certeza de que la información del SAT es la correcta, y sino hacer las correcciones pertinentes.

Contar con el soporte documental de nuestras operaciones. 

Habrá que contar con los elementos o pruebas para demostrarle al SAT que las operaciones que realizamos (ventas, compras o gastos) son reales y que estás en verdad sucedieron, para esto se requiere establecer un orden y almacenar aquello que de forma normal tenemos, por ejemplo, cuando vamos a contratar un servicio o comprar una mercancía o producto solemos tener cotizaciones, información de la búsqueda de nuevos proveedores, pedidos, contratos, ordenes de entrega, acuses de recepción, informes, etc. es decir existe un trabajo administrativo y de control en dicha operación que es lo que nos pedirá el SAT en una revisión. Será importante establecer los mecanismos para que esta información forme parte de la contabilidad o que el área contable pueda tenerla a su disposición cuando lo requiera.

Hacer uso de los servicios de terceros, por ejemplo auditorias financieras.

La auditoría financiera es otra de las herramientas valiosas con las que pueden contar, en esta se contrata a un Contador Público Certificado para que realice la revisión de las operaciones que tiene un contribuyente y derivado de su auditoria emita una opinión sobre los Estados Financieros, y de esta forma se tiene a un tercero externo apoyando en la revisión de las cifras.

Como podemos concluir la contabilidad no puede dejarse en el olvido o pensar que no sirve para nada, es la herramienta que nos permitirá hacer frente a una auditoría fiscal.