Esta estrategia de trabajo en las oficinas podría combatir la contaminación

No creí volver a tocar el tema de la contingencia ambiental tan pronto. La Ciudad de México vive una situación que amenaza el estilo de vida de todos sus habitantes: la forma en la que se transporta, su trabajo y su salud.

Las autoridades hacen lo que pueden con operativos como el doble "Hoy No Circula". Y hace algunas semanas hablábamos sobre cómo el Home Office puede ayudar a que tu empresa no sufra con estas medidas de contingencia.

Pero hoy estoy convencido de que las empresas de la Ciudad de México pueden y deben hacer algo más. Probablemente no podamos cambiar mucho tus operaciones de manufactura (espero por tu bien que no lleguemos a la temida fase 2 de contingencia). Pero además de empezar a aplicar el Home Office según tus necesidades, hay otros aspectos de tu negocio que podemos empezar a modificar para contribuir a la preservación de un medio ambiente decente en la ciudad.

Mi profesor de economía en la universidad decía que el gran problema del aquel entonces llamado Distrito Federal era que las operaciones económicas concentran a demasiada gente en determinadas zonas bien definidas pero pobremente administradas. Unos diez años después, el problema sigue siendo el mismo. No todos tenemos la facilidad o el deseo de cambiar la oficina a una zona menos congestionada de la ciudad o hasta cambiar de estado. Pero la movilidad de la oficina, incluso en partes, es una práctica que creo que podría resolver muchos problemas no sólo ambientales, sino también productivos y organizacionales.

Consiste en una versión modificada del Home Office en la que los responsables de cierta área trabajan desde casa hasta que pasa la hora pico. Después, de acuerdo a la ubicación de todos los involucrados, se acuerda un punto de reunión por ahí de las 11 o 12. Este lugar no necesariamente consiste en una cafetería. Los mismos empleados pueden ofrecer un espacio en sus casas si tienen la posibilidad (si existen voluntarios, ahí tienes gente comprometida su trabajo). Se realiza una junta y se ven pendientes y antes de la hora de la salida de las escuelas los involucrados están de regreso en sus casas trabajando de acuerdo a los nuevos acuerdos o instrucciones.

Esta dinámica de reunión puede realizarse una vez más por la noche, alrededor de las 8. Y pueden cambiarse estas juntas fuera de la oficina por reuniones vía Skype. Una o dos veces a la semana, los empleados van a la oficina para resolver con el resto de las áreas, llegar a acuerdos y definir el trabajo de los siguientes días.

¿Funciona? Sí, para áreas que ofrecen cierta independencia de trabajo bajo supervisión regular. La cuestión sería que más empresas empiecen a proponer métodos alternativos de trabajo para pulir los métodos.

Complementa acciones como ésta con otras que eliminen prácticas del siglo pasado. Todos los días veo mensajeros en motocicleta ir y venir con dos o tres oficios que requieren una firma. Eliminemos los molestos archivos muertos y los expedientes en gavetas haciendo un respaldo digital de toda nuestra documentación y utilizando aplicaciones como DocuSign para generar, firmar y aprobar documentación desde donde sea y en prácticamente cualquier dispositivo.

Eso sí, una vez teniendo los documentos firmados, asegúrate de guardarlos de manera segura en tus servidores o pregúntale a tu ingeniero en sistemas sobre la mejor opción para tener estos archivos tan seguros como los tendrías impresos y en una oscura bodega. Es una inversión que valdrá la pena a largo plazo, te lo prometo.

La invitación es para que tú también empieces a ver la forma en la que tu empresa puede seguir operando incluso con restricciones que hoy en día le cuestan dinero a tu negocio. Y para empezar a eliminar prácticas obsoletas e inadecuadas para el entorno en el que operamos.

*DR