Lo que debes saber de la nueva nómina digital

Conoce las nuevas características de la nómina. Foto: Archivo

Colegio de Contadores Públicos de México, A.C.

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No hay duda que en materia fiscal los tiempos cambian, lo que hace un par de años era novedoso en la actualidad puede resultar obsoleto; las personas envejecemos, las cosas se deterioran y se hacen inservibles y las leyes tributarias dejan de tener actualidad y vigencia.

En ese sentido, en el caso particular de los requisitos de la deducibilidad de sueldos y asimilados a salarios no puede ser la excepción, hasta antes del 2014 se tenía como un requisito de forma la expedición de un documento impreso en el que además de la información básica de cada uno de los trabajadores, como su nombre, RFC, puesto, se consignan los días trabajados, los sueldos percibidos así como demás conceptos de percepción o deducción para cada uno de ellos, en un periodo determinado.  Este tipo de documento conforme al artículo 804 de la Ley Federal de Trabajo debe ser durante el último año y un año después de que se extinguía la relación para efectos laborales, y por 5 años siguientes al de su fecha para efectos fiscales de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y en materia de Seguridad Social.

Derivado de la reforma fiscal del ejercicio de 2014 se incorporó como requisito adicional para deducir los sueldos y asimilados a salarios que cubra el contribuyente a sus trabajadores, la expedición de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que amparen las obligaciones por concepto de remuneración, retenciones efectuadas y deducciones.

Lo anterior, se encuentra fundamentado conforme a lo establecido en el Artículo  27, fracciones V, segundo párrafo y XVIII y 99, fracción III de la Ley del ISR en relación con el artículo 29, segundo párrafo, fracción IV del CFF y 39 del Reglamento del CFF y las reglas 2.7.5.1., 2.7.5.2.  y 2.7.5.3., de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente; en el que se señala la obligación de entregar o enviar a los trabajadores el CFDI en un archivo con el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas o en el caso de estar imposibilitado a ello por los menos entregar una representación impresa de dicho CFDI.

Este comprobante puede utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII,  y 804, primer párrafo, fracciones II y IV de la Ley Federal de Trabajo.

Esto quiere decir, que actualmente los soportes que amparan la deducibilidad de los pagos por Nómina deben efectuarse mediante la emisión de un CFDI. Un CFDI básicamente es un formato electrónico único, mediante el cual el contribuyente emite un comprobante fiscal utilizando un estándar XSD base y los XSD complementarios que requiera, validando su forma y sintaxis en un archivo con extensión XML, siendo éste el único formato para poder representar y almacenar comprobantes de manera electrónica o digital.

Así mismo, este CFDI deberá sujetarse tanto a las disposiciones fiscales vigentes y cumplir con las especificaciones que en materia de informática determine el Servicio de Administración Tributaria (SAT), mediante reglas de carácter general.

Respecto a lo señalado en el párrafo anterior, el pasado 30 de septiembre de 2016 el Servicio de Administración Tributaria, en su portal, dio a conocer las especificaciones técnicas del Complemento de Nómina, en su versión 1.2., el cual inició su vigencia el día 1° de enero de 2017, pero a través de la miscelánea fiscal y bajo ciertos requisitos se amplió su uso a partir del 1° de abril de 2017 

Por otra parte, el 7 de junio de 2017 el SAT publicó en su portal la “Guía del Llenado del Comprobante del Recibo de Pago de Nómina y su Complemento”, el cual busca otorgar una mayor seguridad y claridad sobre la manera del correcto llenado de recibo de Nómina, dicha información podrá ser consultada en la siguiente liga de internet:

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/guianomina12.pdf

Por lo que con la entrada en vigor de esta nueva Nómina Digital es importante tener presente las siguientes recomendaciones:

  • Contar con un sistema hecho a la medida o bien contar con un software comercial que procese la información de la Nómina para la emisión de los CFDI con los requisitos señalados por el Servicio de Administración Tributaria en su portal
  • Se deberá contar con la información veraz y oportuna sobre los pagos de Nómina que servirá de base para el procesamiento y emisión del CFDI.
  • Proporcionar copia de los CFDI a los trabajadores de forma electrónica o impresa.

De tal suerte, que hoy en día la nómina dejo de ser solo un proceso de relaciones industriales o de recursos humanos a través de su departamento de personal, pues hoy en día se requiere la intervención de otros departamentos. Ya que el área de informativa intervendrá en su procesamiento, cálculo y cumplimiento técnico de los requisitos descritos en los párrafos anteriores , el área de finanzas tendrá que ver con su pago, el área de contabilidad habrá de contabilizarla y almacenar los documentos digitales ,  el área fiscal definirá los efectos de deducción y pago de impuestos; y sin obviar que el área de Recursos Humanos  intervendrá en la supervisión de todo el proceso,  por lo que el tema de la Nómina Digital obligara a efectuar cambio en la forma en que las  empresas generan, procesa y respaldan dicha información.  . 

Por último, es importante recordar que, para poder deducir fiscalmente los pagos por sueldos y salarios, entre otros requisitos, es indispensable la emisión de los CFDI de Nómina, además de que a partir de 2017 dichos CFDI deben estar emitidos con la nueva versión 1.2.

Esta entrada pertenece al L.C. y E.F. Álvaro Martínez Rodríguez Integrante de la Comisión de Desarrollo Fiscal 3 del Colegio de Contadores Públicos de México

Aclaración:
El contenido mostrado es responsabilidad del autor y refleja su punto de vista.
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